Vademecum n.2 – L’impatto del COVID-19 sulle attività commerciali e aziendali (privacy, sicurezza, rapporti commerciali internazionali e nazionali)

L’emergenza sanitaria scatenata dalla pandemia COVID-19 continua a mettere a dura prova il mondo economico finanziario, produttivo ed industriale nazionale.

lo Studio Legale Bressan da sempre a fianco alle aziende, per far fronte alle molteplici richieste di assistenza degli imprenditori e delle imprese, ha creato sin da subito una task-force professionale dedicata, pronta a rispondere all’allarme ed alle urgenze interpretative di vari provvedimenti emessi, e comunque conseguenti e collegate agli impatti del Coronavirus sulle attività commerciali e aziendali in materia di privacy, sicurezza, rapporti commerciali internazionali e nazionali.

Ancor di più, dopo la diffusione del primo Vademecum n.1 – L’impatto del COVID-19 sui contratti e rapporti commerciali internazionali e nazionali del 14.03 preceduto dal nostro articolo dal titolo L’impatto del Coronavirus nel commercio internazionale: è un evento di forza maggiore? del 26.02 abbiamo pensato alla realizzazione della seconda edizione del Vademecum.

Abbiamo raccolto quanto fino ad oggi a noi prospettato, ed abbiamo condiviso le casistiche per fornire alle aziende spunti e alcune riflessioni operative in risposta alle principali domande e perplessità, con l’auspicio che possano essere utili alle attività d’impresa. [1]

Condividete con noi le perplessità e i quesiti, troveremo e condivideremo le risposte e soluzioni.

Siamo a Vostra disposizione, non esitate!

[1] Le informazioni contenute nel presente Vademecum hanno carattere generale e scopo meramente informativo, naturalmente senza pretesa di esaustività, e non costituiscono attività di consulenza legale mirata. Nessuna parte di questo contributo può essere riprodotta, distribuita o trasmessa in qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo senza la previa autorizzazione scritta dello Studio Legale Bressan.

 

Privacy

Come posso adeguare la mia azienda alle misure di sicurezza e prevenzione dai contagi e comunicare ai miei lavoratori e dipendenti?

Come prima cosa è necessario comunicare con il proprio personale in modo chiaro e rendere note le misure di igiene e prevenzione oltre che eventuali restrizioni all’uso e dei locali e dotazioni aziendali.
Sarà quindi utile adottare dei disciplinari interni, o policy aziendali, per rendere immediatamente comprensibili tali misure, avendo cura di farle sottoscrivere dai collaboratori tutti, e renderle ben visibili e accessibili nei luoghi di lavoro e locali aziendali.

 

Posso organizzare un controllo della salute dei lavoratori, ad esempio prima di entrare in azienda?

Il nuovo protocollo emanato dal governo consente all’azienda di monitorare lo stato di salute dei lavoratori, entro limiti di necessità e proporzionalità. In questo senso, la richiesta di misurazione della febbre potrebbe rientrare nell’esecuzione di un obbligo di legge del datore di lavoro (sicurezza e igiene dei luoghi di lavoro) e, pertanto, non sarebbe necessario il consenso espresso del lavoratore. È tuttavia preferibile raccogliere il consenso dell’interessato e, in ogni caso, predisporre una apposita informativa privacy, realizzata ad hoc, che preveda sia le garanzie per l’interessato ed anche le conseguenze di un eventuale rifiuto.

 

Come devo trattare i dati sulla salute dei lavoratori che ho raccolto?

Sul punto l’indicazione del Garante è chiara: l’azienda deve aver cura di raccogliere solo i dati strettamente necessari, adeguati e pertinenti rispetto alla prevenzione e contenimento del contagio da COVID-19. Evitare, dunque, di richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona (se risultata positiva) o ai luoghi in concreto frequentati. Altra fondamentale accortezza è quella di non registrare (e dunque non conservare) il dato, una volta appreso, salvo eventuali obblighi di comunicazione alle autorità sanitarie.

 

Che misure devo adottare per il trattamento dei dati?

Per dati eventualmente registrati bisognerà definire le misure di sicurezza e organizzative adeguate a proteggerli, sulla base anche della loro rilevanza e sensibilità rispetto alla riservatezza e dignità dell’interessato. Operativamente, sarà necessario individuare i soggetti preposti al trattamento, fornire loro l’adeguata formazione e le istruzioni necessarie.

 

È legittimo che il lavoratore si rifiuti di entrare in azienda?

Nel caso in cui l’azienda abbia adottato le misure di prevenzione e contenimento di cui alla normativa emergenziale, ed in particolare le misure igienico-sanitarie, l’eventuale rifiuto del lavoratore di prestare l’attività lavorativa non è giustificata.

 

 

Come posso tutelare i dati personali contenuti nei sistemi aziendali, ora che ho attivato l’accesso dei lavoratori in smart-working?

In questo caso le misure di sicurezza devono essere necessariamente riformulate e/o implementate. In primis attraverso la verifica della sicurezza delle reti adottate, l’installazione di adeguati software antivirus ed efficienti sistemi di backup nei devices affidati ai dipendenti e/o collaboratori. Utile anche l’adozione di misure di sicurezza ulteriori quali accessi limitati per livello di autenticazione e sistemi di blocco e/o formattazione in caso di furto o smarrimento. Imprescindibile, infine, la sensibilizzazione del personale attraverso attività formative.

 

Sono aumentati i casi di phishing e cyber-truffe. Come posso tutelare l’azienda ed i lavoratori in smart-working?

È sotto gli occhi di tutti che in concomitanza dell’emergenza da COVID-19 sono aumentati esponenzialmente i casi di cyber attacco al patrimonio aziendale. Come abbiamo notato gli attacchi sono sempre più sofisticati e sfruttano proprio la maggiore sensibilità degli utenti ai temi quali news, comunicazioni e aggiornamenti correlati al coronavirus. È infatti sufficiente il click in uno dei link ricevuti per scaricare i malware o trojan nel device in dotazione. Necessario quindi implementare le misure di sicurezza e il filtraggio automatico delle comunicazioni e dare precise istruzioni al personale di non aprire mai e in nessun caso allegati da fonti che non siano note e verificate; dandone in ogni caso notizia all’azienda.

 

Responsabilità dell’azienda

A quali violazioni posso incorrere se non adeguo la mia azienda alle norme di prevenzione e contenimento del contagio?

Il mancato adeguamento alle misure di gestione del contagio può costituire una violazione degli obblighi aziendali di assicurare la sicurezza e l’igiene sul lavoro, di cui agli articoli 589 e 590 del codice penale! In questo senso si potrebbe profila re la responsabilità penale dell’azienda ai sensi della Decreto Legislativo n.231/2001 con relativo rischio di sanzioni pecuniarie ed interdittive.

 

La mia azienda rientra tra le attività (codici ATECO) non soggette a sospensione, devo attivare lo smart-working o posso mantenere attivi gli uffici e/o i reparti?

Le attività non sospese possono e devono proseguire con le attività di produzione e con l’ordinaria operatività. Ai sensi della normativa, in ogni caso essere attivato il lavoro a distanza (smart-working) ove possibile. Se questo non può avvenire per ragioni/limitazioni tecniche o per serie esigenze organizzative, l’azienda dovrà assicurare il rispetto delle misure di igiene e sicurezza necessari (distanze, strumenti di sanificazione, turnazione, sanificazione, ecc.).

 

E-commerce

Considerate le nuove restrizioni, posso mantenere attiva la mia attività di e-commerce?

Nei recenti decreti governativi che hanno disposto dall’interruzione di svariati settori di attività non è stata fatta espressa esclusione circa l’attività di vendita e commercio al dettaglio di qualsiasi tipo di prodotto effettuato via internet.

Sul punto ricordiamo che il DPCM 22.03.2020 art.1, lett. A) dispone che sono sospese tutte le attività produttive industriali e commerciali ad eccezione di quelle indicate nell’allegato 1 (codici ATECO) e che “Resta fermo, per le attività commerciali, quanto disposto dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 11 marzo 2020 e dall’Ordinanza del Ministro della Salute del 20 marzo 2020.

L’allegato 1 del DPCM 11 marzo 2020 indica l’ammissione delle attività di Commercio al dettaglio di qualsiasi tipo di prodotto effettuato via internet.

Alla luce di tali disposizioni, si può ritenere che una azienda che opera anche nel settore e-commerce possa continuare ad operare limitatamente ai reparti e/o uffici a questo necessari e, nel rispetto della sospensione della produzione di beni legati alla filiere non essenziali nonché della misure di sicurezza negli ambienti di lavoro e prevenzione previste dalla normativa d’emergenza.

Infine rammentiamo che i recenti decreti governativi hanno escluso dall’interruzione svariati settori di attività considerati essenziali, tra questi rientra anche l’attività dei corrieri (codice ATECO 53) e della logistica.

 

Operatività dopo il 25 marzo (DPCM 22.03.2020)

Devo recarmi in azienda per delle attività o compiti indispensabili; che documentazione devo portare con me o dare ai miei dipendenti?

Nei casi in cui sia necessario recarsi presso l’azienda è indispensabile avere con se l’autocertificazione secondo il modello di volta in volta messo a disposizione dal Governo e/o dal Ministero competente. Oltre a ciò sarà utile dotare il personale di una lettera – su carta intestata dell’azienda – nella quale il legale rappresentante della società descrive e precisa il motivo per cui si richiede la presenza della persona nei locali aziendali.

Infine, se l’attività aziendale è soggetta a comunicazione prefettizia, suggeriamo di consegnare copia della relativa comunicazione inviata, poiché contiene e giustifica le motivazioni del proseguimento dell’attività.

 

La mia attività rientra tra quelle sospese ma ho attivato lo smart-working per il personale. Posso recarmi comunque in azienda per precisi compiti che non possono essere fatti da remoto quali, a titolo esemplificativo, la risoluzione di problemi tecnici (IT), la fatturazione?

Sul punto non ci sono chiarimenti o prese di posizione da parte del Governo e dei Ministeri competenti. Tuttavia, interpretando la norma secondo ragionevolezza, dovrebbe essere possibile recarsi in azienda per quei singoli compiti essenziali al funzionamento dell’attività aziendale. Così potrebbe essere giustificato l’accesso ai locali aziendali per risolvere problemi informatici (che ad esempio influiscono sullo smart-working) oppure per eseguire la fatturazione e/o il pagamento degli stipendi.

È in ogni caso possibile consentire l’accesso ai locali aziendali a terzi e/lo al personale dedicato alla sanificazione, vigilanza e sicurezza dei luoghi di lavoro

 

La mia attività rientra tra quelle sospese ma devo spedire e/o ricevere della merce; posso tenere aperta l’azienda limitatamente a questa necessità?

È possibile, a condizione che le merci da spedire siano state realizzate e collocate in magazzino in vista della spedizione – ovvero ordinate – prima del 23 marzo u.s. Sarà in ogni caso necessario che l’azienda adotti tutte le misure di prevenzione e sanitarie necessarie e indicate nel Protocollo condiviso di regolamentazione per il contenimento della diffusione del COVID–19 nel settore del Trasporto e della Logistica, del 20.03.2020 dal Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti con le Organizzazioni di categoria e sindacali.

Potrebbe essere utile, nell’ottica di minimizzare il rischio di sanzioni per l’azienda, di effettuare anche per questi casi la comunicazione al Prefetto informando delle operazioni di spedizione e/o consegna, illustrando le ragioni che giustificano tali operazioni.

 

Commercio internazionale

Il mio contratto è sottoposto alla legge francese, posso invocare la clausola di forza maggiore anche se non è prevista? E se non ho sottoscritto alcun contratto?

Il codice civile francese riconosce l’istituto generale della forza maggiore all’art. 1218 Code Civil. Pertanto il debitore temporaneamente impossibilitato ad adempiere può invocare tale tutela anche se il contratto nulla prevede o, a maggior ragione, se alcun formale accordo è stato sottoscritto dalle parti. Attenzione però agli stringenti criteri che la giurisprudenza francese ha nel tempo elaborato per consentire il legittimo richiamo alla forza maggiore, ed in particolare al requisito della “imprevedibilità” dell’evento ostativo al momento dell’inizio del rapporto. È necessario analizzare attentamente il rapporto e il contratto sottoscritto prima di inviare qualsivoglia comunicazione.

 

Il mio contratto è sottoposto alla legge cinese, posso invocare la clausola di forza maggiore anche se non è prevista? E se non ho sottoscritto alcun contratto?

La legge cinese sui contratti prevede espressamente l’istituto generale della forza maggiore. Tale rimedio quindi applicabile al contratto, anche nel caso in cui non sia espressamente prevista. In ogni caso, massima attenzione deve essere prestata nella corretta interpretazione della clausola e, soprattutto, nel valutare le conseguenze che l’attivazione della forza maggiore comporta. È necessario analizzare attentamente il rapporto e il contratto sottoscritto prima di inviare qualsivoglia comunicazione.

 

Il mio contratto è sottoposto alla legge tedesca, posso invocare la clausola di forza maggiore anche se non è prevista? E se non ho sottoscritto alcun contratto?

L’ordinamento tedesco riconosce l’istituto della forza maggiore anche se non contenuto in un articolo dedicato. Pertanto anche in assenza di specifica clausola o di un formale contratto la parte che subisce l’evento può efficacemente essere sollevata dalla responsabilità. Tuttavia la parte beneficiata non potrà richiedere all’altra l’adempimento della controprestazione (ad es. il pagamento). Nel caso in cui la prestazione non sia impossibile, ma solamente molto più onerosa, la legge tedesca consente alle parti di rivedere i termini economici dell’accordo ovvero risolvere il contratto. Suggeriamo di analizzare attentamente il rapporto e il contratto sottoscritto prima di inviare qualsivoglia comunicazione.

 

Il mio contratto è sottoposto alla legge indiana, posso invocare la clausola di forza maggiore anche se non è prevista? E se non ho sottoscritto alcun contratto?

La legge indiana sui contratti (Indian Contract Act, 1872) prevede espressamente che la parti possano inserire nel contratto una clausola di forza maggiore. Tuttavia se il contratto nulla prevede, la force majeure non potrà essere invocata. Diverso è l’istituto della frustration che però viene in rilievo solamente a fronte dell’impossibilità sopravvenuta (assoluta) della prestazione. Prima di inviare qualsivoglia comunicazione – o rispondere a comunicazioni collegate ad ipotesi di forza maggiore da Coronavirus – suggeriamo di analizzare attentamente il rapporto e il contratto sottostante.

 

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